1. Aktivasi
Saat membuka aplikasi pertama kali Anda akan di minta untuk melakukan aktivasi sekaligus mendaftarkan mesin pada aplikasi Fingerspot Personnel. Untuk SN, Kode Aktivasi dapat dilihat didalam kotak mesin, sedangkan untuk mengetahui cara pengaturan mesin dapat Anda lihat pada buku petunjuk masing – masing mesin.
2. Buat jam kerja dan jadwal kerja pegawai
Pada aplikasi Fingerspot Personnel sebelum menambahkan pegawai Anda harus membuat jam kerja yang nantinya akan dirangkaikan pada jadwal pegawai, jam kerja digunakan sebagai patokan perhitungan absensi karyawan. Oleh karena itu jam kerja harus dibuat dengan benar. Setelah jam kerja dibuat, kemudian jam kerja tersebut dirangkai dalam Jadwal kerja. Jadwal inilah yang nantinya akan diberlakukan pada masing-masing Pegawai. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Pengaturan -> Jam Kerja) dan (Menu Pengaturan -> Jadwal Kerja Normal atau Berpola)
3. Tambah pegawai dan berlakukan jadwal kerja .
Setelah membuat jam kerja dan jadwal kerja, selanjutnya Anda dapat menambahkan data pegawai yang mana saat menambahkan data pegawai Anda diminta untuk memberlakukan jadwal kerja yang sudah dibuat. Lengkapilah data pegawai tersebut sesuai dengan inputan yang disediakan. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Pegawai)
4. Upload data karyawan ke mesin.
Selanjutnya Anda dapat mengirimkan data karyawan yang sudah lengkap pada aplikasi ke mesin (upload user). (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Mesin)
5. Registrasikan sidik jari pegawai (dilakukan pada mesin).
Selanjutnya registrasikan sidik jari pegawai sesuai dengan nama – nama pegawai yang dimaksud. Disarankan satu pegawai tidak hanya satu sidik jari yang didaftarkan hal ini bertujuan untuk backup sidik jari, apabila suatu saat salah satu sidik jari tidak terbaca oleh mesin. Cara meregistrasikan sidik jari pegawai di mesin dapat Anda lihat pada buku manual mesin yang bersangkutan. (dilakukan pada Mesin)
6. Download data pegawai dari mesin ke aplikasi (backup data pegawai).
Download data pegawai (user info, FP, Password dan Kartu) yang ada di mesin ke dalam aplikasi Fingerspot Personnel bertujuan untuk backup data pegawai apabila suatu saat mesin mengalami kerusakan. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Mesin)
7. Mesin siap digunakan untuk absensi pegawai.
Pada tahap ini mesin sudah siap dipasang dan digunakan untuk absensi oleh pegawai setiap hari.
8. Download data presensi dari mesin ke aplikasi Fingerspot Personnel.
Data presensi yang sudah terkumpul dimesin selanjutnya dapat di download ke aplikasi Fingerspot Personnel (untuk dihitung). Kecuali Anda menggunakan fasilitas realtime yang mana saat pegawai melakukan scan di mesin secara otomatis data presensinya akan tersimpan pada aplikasi Fingerspot Personnel juga. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Mesin)
9. Tambahkan pengecualian pegawai (izin, cuti, ganti jadwal kerja, tukar jam kerja, lembur, dsb).
Sebelum Anda melakukan proses laporan jika ada pegawai yang akan melakukan pengecualian (izin, cuti, ganti jadwal, tukar jam kerja, lembur, dan extra jam kerja) maka Anda harus menambahkan pengecualian tersebut pada aplikasi Fingerspot Personnel agar tercatat dan dihitung pada proses laporan absensi. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Pengecualian)
10. Proses laporan, aplikasi secara otomatis membuat laporan data absensi. Pilih dan cetak laporan sesuai dengan kebutuhan (Pada PC).
Tujuan dari proses semua ini adalah menghasilkan suatu laporan dari data absensi dan data pengecualian yang sudah di tambahkan sebelumnya. Data akan dihitung berdasarkan jam kerja dan aturan – aturan lain yang sudah dibuat. Hasil proses laporan ini nantinya akan digunakan sebagai penghitungan penggajian. (dilakukan pada aplikasi Fingerspot Personnel, Menu Laporan)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar